Von Microsoft 365 zu openDesk: Wie eine Behörde die Migration praktisch angeht

Warum das Thema gerade jetzt drängt

Für viele Behörden ist der Umstieg von Microsoft 365 kein rein technisches Projekt mehr, sondern eine Frage der Rechtssicherheit. Die Datenschutzkonferenz hat sich wiederholt kritisch zur DSGVO-Konformität von Microsoft 365 im Verwaltungskontext geäußert, und mit den Einschränkungen aus dem Schrems-II-Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Übermittlung personenbezogener Daten in die USA ist die Frage der Datenhoheit kein Randthema mehr, sondern prüfungsrelevant. Hinzu kommen wiederkehrende Preisanpassungen im Abo-Modell von Microsoft 365, die Budgetplanungen jedes Jahr aufs Neue in Frage stellen.

Gleichzeitig ist openDesk kein experimentelles Nischenprojekt mehr. Erste Bundesbehörden nutzen die Suite produktiv, größere Häuser wie das Robert-Koch-Institut betreiben openDesk für mehrere tausend Nutzerinnen und Nutzer, und Länder wie Schleswig-Holstein haben sich für eine flächendeckende Umstellung der Landesverwaltung entschieden. Der Zeitpunkt, sich mit dem praktischen „Wie“ der Migration zu beschäftigen, ist also nicht mehr die Zukunft, sondern die laufende Legislaturperiode.

Vor dem ersten Schritt: die eigene Ausgangslage klären

Bevor überhaupt ein Migrationsplan entsteht, lohnt sich eine nüchterne Bestandsaufnahme. Drei Fragen sind dabei zentral:

• Wie tief steckt die Behörde bereits in Microsoft-spezifischen Workflows? Wer Teams-Integrationen in Fachverfahren eingebaut hat, SharePoint-Workflows mit Power Automate verknüpft oder Outlook-Add-ins produktiv nutzt, braucht mehr Vorlaufzeit als eine Organisation, die im Kern nur Mail, Kalender, Dateiablage und Dokumentbearbeitung benötigt.
• Wie ist die Beschaffung geregelt? Für Kommunen, die Mitglied der Genossenschaft govdigital sind oder deren Rechenzentrum es ist, lässt sich openDesk ohne gesonderte Ausschreibung beziehen. Für alle anderen Behörden ist der vergaberechtliche Weg vorab zu klären, damit er nicht zum Flaschenhals des gesamten Projekts wird.
• Betrieb selbst oder über einen Dienstleister? openDesk lässt sich On-Premise, in einer souveränen Cloud oder über einen Betriebsdienstleister nutzen. Diese Entscheidung hat direkten Einfluss auf Zeitplan, Personalbedarf und die Frage, wer im Ernstfall für Verfügbarkeit und Sicherheitsupdates verantwortlich ist.

Der Kern der Migration: in Wellen, nicht im Big Bang

Die Erfahrung aus bisherigen Umstellungen – auch aus dem historischen LiMux-Projekt der Stadt München – zeigt einen wiederkehrenden Erfolgsfaktor: schrittweise Migration statt eines harten Stichtags für die gesamte Behörde. Ein bewährtes Vorgehen gliedert sich in mehrere Wellen:

Welle 1 – Identitäten und Single Sign-on. Am Anfang steht nicht die Umstellung der Postfächer, sondern die Anbindung der bestehenden Identitäten über Nubus, wie im Artikel zur SSO-/IAM-Integration von openDesk beschrieben. Das bestehende Active Directory oder LDAP bleibt zunächst führend, Nubus übernimmt Authentifizierung und Provisionierung. Damit steht die technische Grundlage, bevor die erste Nutzerin sich überhaupt an einer neuen Anwendung anmeldet.

Welle 2 – Mail, Kalender, Kontakte. E-Mail-Postfächer lassen sich in aller Regel per IMAP synchronisieren, Kalender und Kontakte über offene Standardformate übertragen. Für den Übergang empfiehlt sich ein Parallelbetrieb: Postfächer laufen für eine definierte Frist auf beiden Systemen, bevor Exchange endgültig abgeschaltet wird. Für größere Häuser mit mehreren tausend Postfächern ist dieser Zeitraum entsprechend länger anzusetzen als für eine mittelgroße Kommunalverwaltung.

Welle 3 – Dateien und Dokumente. Der Umzug aus OneDrive und SharePoint nach Nextcloud sollte strukturiert erfolgen, mit klaren Verantwortlichkeiten dafür, welche Ordnerstrukturen migriert werden und welche veralteten Ablagen bei dieser Gelegenheit bereinigt werden. Für die reine Dokumentbearbeitung übernimmt Collabora Online die Rolle von Word, Excel und PowerPoint im Web.

Welle 4 – Kommunikation und Zusammenarbeit. Chat und Zusammenarbeit in Echtzeit wandern von Teams zu Element, Videokonferenzen zur openDesk-eigenen Videokonferenzlösung. Dieser Schritt betrifft die täglichen Gewohnheiten am stärksten und sollte deshalb erst erfolgen, wenn Identitäten, Mail und Dateien bereits stabil laufen.

Welle 5 – Fachanwendungen und Spezialfälle. Erst am Ende stehen die Fälle, die sich nicht pauschal lösen lassen: Power-Automate-Workflows, individuelle Outlook-Add-ins oder Teams-Integrationen in Fachverfahren. Für diese Altlasten braucht es entweder eine technische Nachbildung im neuen Stack oder eine bewusste Übergangslösung mit Enddatum.

Change Management ist keine Randnotiz

Der häufigste Grund, warum Migrationsprojekte ins Stocken geraten, ist selten die Technik – es ist die Akzeptanz im Arbeitsalltag. Mitarbeitende nehmen ein neues Werkzeug dann an, wenn es ihre Arbeit tatsächlich erleichtert und nicht zusätzliche Reibung erzeugt. Dafür braucht es frühzeitige und ehrliche Kommunikation über Zeitplan und Gründe der Umstellung, kurze und praxisnahe Schulungen statt einmaliger Marathon-Workshops, sowie Multiplikatorinnen und Multiplikatoren aus den Fachbereichen, die im Alltag als erste Ansprechpersonen fungieren, bevor jede Frage im IT-Ticket landet.

Pilotgruppe vor Flächenumstellung

Bevor eine Behörde die gesamte Belegschaft umstellt, hat sich eine klar abgegrenzte Pilotgruppe bewährt – ein einzelnes Referat, ein Amt oder ein Standort. Diese Gruppe durchläuft alle Migrationswellen vollständig und liefert damit belastbare Erkenntnisse: Wie lange dauert die Postfach-Synchronisation pro Nutzer realistisch, welche Fachverfahren zeigen unerwartete Abhängigkeiten von Microsoft-Diensten, und wie hoch ist der tatsächliche Schulungsaufwand. Diese Zahlen sind für die Zeit- und Ressourcenplanung der Flächenmigration deutlich verlässlicher als jede Schätzung am Reißbrett.

Fazit

Die Migration von Microsoft 365 zu openDesk ist für Behörden kein Wochenendprojekt, aber auch kein unüberschaubares Wagnis, wenn sie in klar abgegrenzten Wellen geplant wird: zuerst die Identitäten und das Single Sign-on über Nubus, dann Mail und Kalender, danach Dateien und Dokumente, erst am Ende die täglichen Kommunikationsgewohnheiten und die individuellen Altlasten. Wer zusätzlich eine Pilotgruppe vorschaltet und Change Management von Anfang an mitdenkt, reduziert das Projektrisiko erheblich – und schafft die Grundlage für einen Betrieb, der nicht nur DSGVO-konform, sondern auch von der eigenen Belegschaft mitgetragen wird.